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On entend souvent parler de dématérialisation de documents. Mais très peu de personnes connaissent réellement les enjeux que cela implique. Le présent article apportera plus de détails sur les fondements et les avantages de ce processus de numérisation.
Qu’est-ce que la dématérialisation de documents ?
La dématérialisation de documents est le fait de produire un fichier numérique à partir d’un support papier. Elle est réalisable grâce à un système d’information mis en place par les entreprises. Ce processus passe par une gestion informatisée, afin de tendre vers une politique du zéro papier (limiter la présence de papiers dans la société). Il vise à diminuer les supports d’information matériels et à supprimer le papier au profit de l’électronique. Pour être plus clair, la dématérialisation sert à transformer les documents physiques, notamment les papiers, en version numérique. Elle se fait par digitalisation à l’aide d’un système de gestion électronique de documents appelé GED. Ce logiciel permet, entre autres, de conserver, de gérer et de sauvegarder en toute sécurité les documents numérisés.
La dématérialisation de documents est une nécessité dans le sens où elle permet de gagner en efficacité. Dans les services des ressources humaines, par exemple, certaines entreprises dématérialisent les fiches de paie afin d’optimiser le processus RH. Cet archivage numérique permet à la fois de sauvegarder les informations confidentielles du personnel et de les retrouver facilement au cas où on en aurait besoin dans le futur. Il est également possible de dématérialiser d’autres documents importants, comme les dossiers médicaux, les factures, les bons de livraison, les relevés bancaires, etc. Particulièrement complexe, ce processus demande une réorganisation complète des traitements des données. Il ne s’agit pas seulement de scanner un document, mais de transférer les dossiers du GED vers le système d’archivage électronique. On distingue deux types de dématérialisation : la dématérialisation native (le document est créé sous forme électronique) et la dématérialisation à posteriori.
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
Si de nombreuses entreprises optent pour la dématérialisation, c’est parce que ça leur permet d’augmenter considérablement leur productivité. Certaines procédures, comme la saisie ou l’envoi de courrier, ne sont plus en effet utiles. Ce qui va nettement accélérer le délai d’attente et le traitement des documents. Grâce à un système de stockage électronique, la dématérialisation permet également aux entreprises d’optimiser leurs locaux et de gagner en espace. C’est un avantage grandement apprécié dans les petites sociétés disposant d’une surface réduite. La dématérialisation permet d’ailleurs de faciliter le partage d’information et de réduire les coûts liés à l’usage du papier.
Le fait de transformer les documents physiques en supports numériques permet de garder l’intégrité des données. Comme ces dernières peuvent être stockées sur plusieurs supports à la fois, elles peuvent être facilement retrouvées en cas de perte ou de destruction. Pour éviter les attaques malveillantes, il est important de protéger le système d’information de l’entreprise à l’aide du « Data Room Sécurisée ». Cette salle de données virtuelle permet, entre autres, de stocker les informations confidentielles, tout en assurant une meilleure traçabilité des documents.
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