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Dans le fonctionnement d’une entreprise ou même d’une administration, le poste d’assistante de direction est d’une grande importance. Celle-ci accompagne au quotidien son supérieur qui peut être un directeur ou un dirigeant d’entreprise dans l’accomplissement de ses tâches. Pour cela, des missions variées et importantes lui sont confiées.
La gestion du planning et de l’agenda du directeur
Dans une entreprise ou une administration, le succès dépend essentiellement de l’organisation interne. De ce fait, l’assistante de direction représente en quelque sorte la mémoire du chef d’entreprise ou du directeur. Celle-ci est chargée à cet effet d’organiser l’emploi du temps de son supérieur. Elle est tenue de :
- Fixer les rendez-vous professionnels ;
- Gérer les appels téléphoniques ;
- Filtrer les accueils physiques
De même, lorsque son supérieur est surchargé et se retrouve avec des rendez-vous au même moment, l’assistante de direction a la responsabilité de trancher. Dans ce sens, sa mission l’emmène à prendre certaines décisions quand cela est nécessaire. Sa mission de communication concerne aussi bien les appels que les mails. L’assistante de direction sert ainsi de barrage entre son responsable et l’extérieur.
De plus, les déplacements du directeur sont organisés et coordonnés par l’assistante de direction. C’est le cas également avec les salons ou conférences organisés par l’entreprise.
Organiser les réunions et préparer les documents et dossiers nécessaires
Une assistante de direction est importante à bien des égards notamment lorsqu’il s’agit de planifier les différentes réunions. En effet, l’une des tâches principales qui lui sont assignées est l’organisation des réunions du directeur. Celle-ci se charge de prendre les attaches afin d’assurer l’effectivité de la séance de travail. Elle assiste le directeur et s’occupe du secrétariat de la séance et dresse le procès-verbal à la fin.
De même, l’assistante de direction a pour mission de réaliser toute une série de documents dont se sert son supérieur au quotidien. C’est en cela que toute assistante de direction a l’obligation de respecter la clause de confidentialité. Cela l’oblige à ne rien divulguer de ce qu’elle voit passer dans le bureau de son directeur.
Assurer la gestion administrative et des commandes de l’entreprise
Les missions de l’assistante de direction ne se limitent pas seulement à la tenue des cahiers de rendez-vous ainsi que les appels de son supérieur. Elle endosse également la gestion administrative. Le métier d’assistante de direction a énormément évolué aujourd’hui, elle est désormais commise à des tâches administratives. Pour cela, elle assure la gestion des dossiers personnels et autres documents. De même, il est possible qu’elle soit chargée de l’organisation des archives.
En ce qui concerne la gestion des commandes, l’assistante de mission a pour mission de contacter les différents fournisseurs. Elle s’assure à cet effet que les livraisons ont réellement été faites et que les produits remplissent les clauses établies. C’est pour tout cela qu’il est important d’être minutieux dans le choix de votre assistante de direction et que des cabinets comme Seref Consultants existent. Cette décision est capitale pour vous assurer d’avoir la personne disposant de toutes les capacités nécessaires pour vous assister.
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