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Face à l’importance des risques liés aux obligations légales, de plus en plus d’entreprises s’orientent vers l’externalisation de certaines tâches, à commencer par la gestion des ressources humaines. L’externalisation consiste à confier ces activités à des professionnels spécialisés, afin de gagner en temps et en réactivité.
Les activités pouvant être sous-traitées vont du recrutement à la paie, en passant par les aspects sociaux ou la tenue des élections professionnelles.
Cette démarche d’externalisation offre de nombreux avantages, mais présente aussi une part de risques, qu’il convient d’étudier avant d’entamer un tel changement.
En quoi consiste l’externalisation des activités RH ?
Plusieurs activités de la fonction RH peuvent être sous-traitées, notamment en ce qui concerne les aspects juridiques et réglementaires, ainsi que ceux liés aux finances.
La tâche qui est le plus fréquemment externalisée est celle du recrutement, souvent confiée à des cabinets ou des agences spécialisées. Ces organismes externes s’occupent de rédiger l’annonce, de réceptionner les candidatures, trier les dossiers, et effectuer les entretiens, pour arriver à une sélection qui sera ensuite présentée à l’entreprise qui recrute.
La gestion de la paie fait également partie des fonctions RH souvent sous-traitées. Cette activité comprend l’émission des fiches de paie, le paiement des employés, ainsi que les déclarations obligatoires auprès des divers organismes compétents.
De nombreuses autres activités liées à la GRH peuvent être externalisées. Citons à titre d’exemples l’audit social, qui permet de vérifier que l’entreprise se conforme aux réglementations en vigueur, la mesure du climat social, et l’élaboration d’un bilan social pour les entreprises de plus de 300 salariés. Par ailleurs, il est possible de faire appel à un organisme externe pour organiser les élections des délégués du personnel, du CE (comité d’entreprise), ou du CHSCT (comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail).
La formation est un autre volet important pouvant être externalisé, tout en laissant à l’entreprise le soin d’élaborer les plans et les contenus. Enfin, l’entreprise peut envisager de sous-traiter les obligations légales des employeurs, telles que la tenue du registre unique du personnel, la réalisation des affichages obligatoires, ou la rédaction du DUERP (document unique d’évaluation des risques professionnels).
A l’inverse, certaines fonctions RH revêtent un caractère stratégique pour l’entreprise, il s’agit des activités qui engagent l’employeur de manière durable, et qu’il est préférable d’exclure de toute démarche d’externalisation. Parmi ces fonctions, on peut citer la politique de rémunération, les orientations stratégiques de l’entreprise, le développement des compétences, les entretiens annuels, ainsi que les aspects liés à la motivation des salariés.
En prenant en considération les atouts et les faiblesses que peut entrainer une démarche d’externalisation des fonctions RH, l’entreprise doit bien mesurer l’impact d’une telle décision, en trouvant le meilleur compromis possible.
Quels sont les avantages de l’externalisation des fonctions RH ?
L’externalisation des fonctions RH est un mode de management mis en œuvre par l’entreprise dans le but de gagner en performance. La décision d’aller dans une telle démarche doit être fondée sur une étude précise des avantages certains, pouvant être économiques, stratégiques, managériaux ou qualitatifs.
La sous-traitance de certaines activités RH permet de soulager l’entreprise de certaines tâches, libérant ainsi les différents acteurs pour des travaux plus importants. Elle réduit également les risques d’erreurs dans les procédures juridiques et dans les calculs. Les organismes qui s’en occupent sont en effet généralement des professionnels spécialistes dans le domaine des ressources humaines. En faisant appel à des sous-traitants experts, l’entreprise bénéficie de l’exactitude des comptes et des déclarations, ainsi que de leurs conseils et compétences. Un regard externe est toujours le bienvenu en matière de RH, et permet de mettre en place des bonnes pratiques.
Des entreprises spécialisées peuvent s’occuper des fonctions RH non qui ne représentent pas un enjeu stratégique pour l’entreprise. Cette externalisation permet d’alléger l’entreprise, tout en lui offrant des compétences supplémentaires, à condition d’exiger une certaine expertise de la part de l’organisme sous-traitant.
Part ailleurs, derrière toute démarche d’externalisation RH se cache souvent une volonté de réduire les coûts et les charges liés aux activités de ce service, qui sont généralement très peu rentables pour l’entreprise.
La gestion de la paie en interne implique une veille permanente de la part des collaborateurs, afin de se tenir au courant des évolutions en matière de législation. Les erreurs dans ce domaine peuvent en effet être préjudiciables pour l’entreprise, et la veille législative peut être coûteuse en temps et en argent. L’externalisation permet donc de limiter les risques liés à un mauvais recrutement, ou les risques légaux, en veillant à respecter les procédures en cas de licenciement, les obligations d’affichage…
Quels sont les inconvénients de l’externalisation des fonctions RH ?
L’externalisation de la gestion RH offre une multitude de bénéfices pour l’entreprise, mais n’est pas sans inconvénients. Le prestataire choisi est en effet susceptible de ne pas respecter la confidentialité des données confiées par l’entreprise, ou de mal les exploiter.
D’autre part, les salariés qui travaillent dans un service RH doivent être rassurés pour leur sort, avant d’entamer la démarche d’externalisation. Il est essentiel de les accompagner et de ne pas les laisser croire qu’ils sont passibles de licenciement, surtout que ce motif de renvoi est interdit par la loi.
Il faut également noter qu’une gestion RH totalement externalisée ne laisse pas beaucoup de place aux relations humaines entre les employés et le service concerné.
Faut-il externaliser le service social en entreprise ?
Le service social en entreprise est une composante essentielle dans la gestion des ressources humaines. Son rôle est d’agir sur les acteurs de bien-être des employés, dans le but d’améliorer la qualité de vie au travail.
Les principaux acteurs en charge de ce service sont les assistants sociaux, qui accompagnent et assistent les salariés dans tous les aspects liés à des difficultés professionnelles, familiales, juridiques ou financières, ainsi que dans les étapes importantes de leur carrière.
Un tel service peut aussi bien être instauré au sein de l’entreprise, ou sous-traité auprès d’un organisme extérieur. Une assistance sociale externalisée présente de nombreux avantages, mais également des inconvénients qu’il est utile d’examiner avant d’aller dans une pareille démarche.
Les assistants sociaux en milieu professionnel interviennent dans l’insertion professionnelle des salariés et le maintien dans l’emploi. Pour cela, ils prennent en considération différents facteurs comme un handicap, un poste de travail inadapté, la personnalité du salarié, un arrêt de maladie, ou des difficultés d’intégration.
Ces professionnels contribuent également à la prévention des risques psychosociaux, et dans l’apaisement du climat social, grâce à leur savoir-faire, leur expertise, et leur neutralité. Ils ont ainsi la capacité de résoudre des conflits et de proposer des médiations. L’externalisation du service social permet de bénéficier de l’expérience d’assistants sociaux pluridisciplinaires, qui ont les connaissances nécessaires pour évaluer les risques des difficultés rencontrées par les employés. Cette méthode permet aussi d’avoir des prestations sur mesure, et de bénéficier d’un partenaire spécialisé qui détecte rapidement les problèmes des salariés.
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